Государственный архив Иркутской области переходит на цифровой формат
Увидеть на экране компьютера документы первых сибирских поселенцев или почитать переписку Александра Бенкендорфа, начальника канцелярии Его Императорского Величества, станет возможно в будущем. Государственный архив Иркутской области, где хранятся эти и многие другие редкие исторические документы, переходит на цифровой формат работы. Первыми в электронный вид будут переведены наиболее востребованные архивные фонды. Для этого специалистам придется вручную отсканировать сотни тысяч листов, которые затем превратятся в терабайты истории. Наш корреспондент узнала детали процесса конвертации бумажных источников в цифровые.
Терабайты истории
Большой сканер, компьютер и сервер стоят в небольшом кабинете на первом этаже здания Государственного архива Иркутской области (ГАИО). Над ними шесть этажей, под завязку заполненных стеллажами с коробками, в каждой из которых десятки и сотни документов. Сегодня перед сотрудниками архива поставлена задача в течение ближайших двух лет перевести самые ценные из них в электронный вид.
— Начали мы с самого востребованного — метрических книг, в которые раньше вносились сведения о рождении, смерти, вступлении в брак, — рассказывает заместитель директора архива по основным вопросам Елена Щапова. — Сейчас ведь многие заинтересовались родословными. Хотя когда-то документы этого фонда вообще не входили в число особо ценных. Всего к таким особо ценным сегодня в архиве относится 18 тыс. единиц хранения.
Елена Щапова сразу переводит принятую здесь систему измерения объема информации на понятный обычным людям язык. И объясняет, что одно дело, или единица хранения, это в среднем 250 условных листов. Условных — потому что листы тоже могут быть разными: совсем небольшими, близкими к стандартным, а порой и огромными. К примеру, географические карты, с которыми часто работают историки и другие исследователи, бывают грандиозных масштабов.
— Так что даже формата А0, на который рассчитан сканер, порой оказывается недостаточно. К примеру, недавно была карта общим размером около пяти форматов А0, — рассказывает начальник отдела обеспечения сохранности документов Дмитрий Пермяков.
Кстати, он, а также его коллега, заведующий хранилищем электронных документов Иван Чукавин, непосредственно занимаются переводом документов в электронный вид. С сентября прошлого года, когда в ГАИО пришел первый сканер, они уже отсканировали более 21 тысячи условных листов, или 85 единиц хранения. План на этот год — 289 тыс. листов, что примерно равно двум терабайтам информации. Впрочем, рассчитан он на то, что работать будет уже не один, а три сканера. Как рассказал руководитель регионального Архивного агентства Сергей Овчинников, все это оборудование поступает в рамках ведомственной целевой программы по оцифровке особо ценных документов. В прошлом году общий объем финансирования по ней составил больше 10 млн руб., в этом году планируется потратить еще около 11 млн руб. Все эти средства идут на приобретение оборудования. Так, стоимость только одного такого сканера больше 4 млн руб. Правда, в архиве говорят, что немецкое оборудование того стоит. Кроме того, уже были приобретены сервер, рассчитанный на хранение 11 терабайт информации, компьютеры, устройства для реставрации документов. В этом году должно прийти оборудование для микрофиширования — перевода оцифрованных документов на прозрачную пленку, один кадр которой вмещает несколько десятков листов. Также в планах — оборудовать компьютерами читальный зал.
Уникальная коллекция
— Конечно, автографов Ермака и Якова Похабова у нас нет, — директор ГАИО Ольга Семенова рассказывает, что сегодня можно найти в архивных фондах, — зато есть материалы всех декабристов, автограф Радищева, переписка с начальником канцелярии Николая I Бенкендорфом и еще много чего интересного. В общей сложности сегодня в ГАИО области хранится около 1 млн документов.
Впрочем, Ольга Семенова знает точную цифру — 983 тыс. 240 дел. Когда их количество достигнет миллиона, архив будет считаться заполненным. Произойдет это уже через два года. Сейчас на семи этажах здания осталось меньше двух процентов свободного места. В том, что это действительно так, легко убедиться, если зайти в любое из хранилищ. На каждом этаже — полки трехметровой высоты, от пола до потолка. Сотрудники рассказывают, что специально вымеряли стеллажи, чтобы в них входило максимальное количество коробок с архивными делами. Самые старые документы, которые здесь хранятся, датированы 1650 годом, когда еще не был основан Иркутский острог.
— Все видели главную башню Илимского острога в Тальцах, — рассказывает Ольга Семенова. — Так вот часть документов, которые когда-то в ней находились, сейчас у нас, остальные — в Государственном архиве в Москве. А это корни Иркутской губернии, начало заселения, начало всех родословных.
Сегодня в архиве думают о том, как объединить эти фонды здесь, в Иркутске, где они больше востребованы исследователями. Кроме того, сегодня ГАИО располагает, безусловно, самым полным собранием документов канцелярии иркутского генерал-губернатора, под управлением которого несколько десятилетий находилась обширная территория от Енисея до Камчатки. Здесь же хранятся фонды Приамурского генерал-губернатора. «Причем сохранность этих документов почти стопроцентная», — говорят специалисты архива. Все они сегодня имеют особую историческую ценность, и именно ради них сюда съезжаются специалисты со всего мира — из Великобритании, США, Германии, Франции, Кореи и других стран.
Архивная экономика
На вопрос о том, сколько времени потребуется, чтобы сделать электронные копии всех хранящихся сегодня в архиве документов, сотрудники ГАИО шутят, что работы хватит не только нашим детям, но и внукам.
— Смотрите, один миллион дел — это в среднем 250 миллионов условных листов, которые нужно отсканировать, — объясняет простую математику этого дела Дмитрий Пермяков. — С учетом того, что план на этот год 289 тыс. листов, в общей сложности этот процесс займет почти 90 лет.
Однако именно сегодня создание электронных копий становится все более актуальным. Сейчас эту работу ведут все крупные архивные учреждения в стране. «Бумага, конечно, может храниться веками, но чем реже люди будут прикасаться к оригинальным документам — тем дольше их удастся сохранить», — объясняют сотрудники архива. Многое зависит и от правильных условий хранения документов — температуры, влажности, проветриваемости помещений. Специалисты утверждают, что по состоянию любого документа можно понять, в каких условиях и где он хранился в прошлом. Между тем существующее сегодня здание архива этим требованиям соответствует лишь отчасти: в некоторых помещениях зимой слишком холодно, летом — жарко. Именно поэтому руководство ГАИО говорит, что архиву нужно новое здание. Сегодня это единственный способ решить вопрос с площадями для дальнейшего комплектования фондов, а также найти место под новое оборудование. Кроме того, Сергей Овчинников уверен, что это позволит думать о дальнейшем развитии архива.
— Широкая география и историческая ценность хранящихся в ГАИО документов дают основания говорить о его более высоком статусе. Функции госархива уже давно выходят за рамки областного архивного учреждения. Сегодня он вполне может претендовать на статус межрегионального или федерального архивного учреждения, — считает он.
Ирина Петренко. Фото Бориса Слепнева